Một số yếu tố mang tính quyết định cho một cuộc họp thành công

Một cuộc họp hay một cuộc thảo luận được xem là thành công thường do 2 yếu tố chính: trước tiên, người tham dự phải có ý thức về những điều lệ/nội qui của cuộc họp, và sau đó là do khả năng điều hành của người chủ toạ. Sau đây là một số kinh nghiệm dành cho bạn khi có dịp ngồi ghế chủ toạ, và một số kinh nghiệm khác.

1. Bản nội qui cần được dán tại một nơi dễ thấy trong phòng họp để mọi người có thể tham khảo trong khi chờ đợi đến giờ họp. Có một số trường hợp, bản nội qui nên được đọc trước khi bước vào phần thảo luận.

2. Khi thảo luận một đề tài, mỗi người chỉ được ưu tiên phát biểu một lần và lần kế tiếp phải ưu tiên cho người vẫn còn giử sự im lặng. Điều lệ này sẽ tạo sự công bằng và nó cho phép những người không mạnh dạn, không muốn tranh giành, có cơ hội góp ý. Ví dụ, bà B đã nói rồi mà bây giờ lại tiếp tục nói chỉ vì mau miệng hơn người khác. Bạn hãy đưa lòng bàn tay lên hướng về phía bà B và nói, “bà B, ý kiến của bà chắc chắn ai cũng thích nghe và bây giờ hãy xem số người còn im tiếng nghĩ gì về vấn đề này”. Hãy dùng câu nói tế nhị, ôn hoà, và giọng nói phải nghiêm túc, ấm áp. Tránh dùng những câu sau đây, vì nó sẽ làm cho người nghe cảm thấy bị đụng chạm và bất mãn dù họ biết là họ sai: “xin lỗi bà B, bà đã nói xong phiên của bà nên bây giờ tới lượt của người khác”, “bà B, bà phải chờ cho đến khi ai cũng đã nói”, “Bà B vi phạm nội qui…”, hay là, “yêu cầu bà B im lặng”.

3. Phải có thời gian giới hạn cho mỗi lượt phát biểu, ví dụ, 3 phút. Để thực hiện tốt qui định này, cần có một người giữ nhiệm vụ bấm giờ. Khi còn khoảng 10 hay 15 giây cuối cùng, nên phát ra tín hiệu nhắc. Khi hết giờ được vài giây, bạn hãy đưa tay lên khoảng 5 giây để nhắc nhỡ lần cuối. Nếu người đó vẫn tiếp tục nói thì bạn phải cắt lời một cách nhẹ nhàng và dứt khoát, “cảm ơn anh Y đã có ý kiến/đã có gợi ý rất hay. Bây giờ ai muốn có ý kiến”. Giới hạn số phút sẽ giúp tránh bớt tình trạng nghĩ đâu nói đó, nói dài dòng, nói lạc đề tài, và nói lặp đi lặp lại. Làm được điều này sẽ giúp cho mọi người chăm chú tập trung lắng nghe, và sẽ không phải ngồi chịu trận, đầu óc phiêu bạc về một chuyện khác, nơi khác.

4. Không được phủ nhận ý kiến của người khác. Ví dụ, không ai có quyền nói, “việc đó đã không xảy ra đúng như ông Z nói”, hay “ông Z nói vậy là sai sự thật”, hay “ông Z vừa mới bịa chuyện….” Bảo người khác sai là cách chắc chắn làm cho họ giận dữ, làm họ cảm thấy bị xúc phạm, và cảm thấy bị coi thường. Hãy nghĩ xem bạn sẽ cảm thấy ra sao, khi bị người khác bảo bạn nói bậy.

5. Khi tranh luận hay khi trình bày ý kiến, chỉ nên bắt đầu câu nói bằng đại danh từ “tôi”. Ví dụ, “tôi không đồng ý….” hay ” tôi thấy…. tôi nghe…. tôi nghĩ….” Xưng “tôi” có nghĩa là người nói muốn đưa ra cho người nghe biết về cái suy nghĩ riêng tư của họ. Dùng những đại danh từ khác (ông, bà, anh, chị….) sẽ dễ làm cho người khác bực mình.

6. Khi nói về người khác ta chỉ có quyền nêu ra những việc làm hay lời nói có bằng chứng cụ thể có giá trị. Tuyệt đối không được suy đoán, nói vô chứng cứ, và tuyệt đối không được đụng đến tính tình, đời sống riêng tư hay những gì thuộc về giá trị vật chất và tinh thần của một cá nhân.

7. Người chủ toạ không cho phép mổ xẻ để đỗ lỗi cho nhau về những sự việc đã xảy ra trong quá khứ, thay vào đó nên tập trung dành nhiều thì giờ để tìm ra cách giải quyết vấn đề tốt hơn cho tương lai và tập trung vào những công việc cần phải làm trước mắt.

8. Ai vi phạm nội qui hay không tôn trong sự điều hành của người chủ toạ, có thể bị mời ra khỏi phòng họp sau nhiều lần cố ý vi phạm.

9. Mời một người trung gian, một diễn giả hay một nhà tâm lý học làm chủ trì cũng là một cách giúp cho cuộc họp thành công.

10. Không được nói lớn tiếng quá mức độ cần thiết. Qui định này có vẻ không quan trọng, nhưng thật ra không phải vậy. Tiếng nói nghe vừa phải có tính khách quan, thường được lắng nghe hơn, và có sức thuyết phục hơn. Khi ráng kiềm chế âm thanh thì ta cũng sẽ tự động để ý hơn đến việc nói năng hợp lý và tôn trọng ý kiến của người khác. Do đó, nói nghe vừa phải là yếu tố cơ bản để có một cuộc họp ôn hoà.

11. Nếu có người không lắng nghe mà xì xầm bàn tán riêng tư với nhau, trong khi có người đang phát biểu ý kiến, thì người chủ toạ nhìn người phát biểu, đồng thời đưa xéo tay lên trời, với lòng bàn tay hướng về phía người đó, rồi (sau vài giây) nói với giọng đĩnh đạt, “Xin lỗi, ông A, hãy chờ cho mọi người im lặng”. Khi nói, bạn nhớ hạ thấp âm cuối cùng (chữ “lặng” trong cái ví dụ vừa rồi), vì nếu không, câu nói sẽ thiếu sự cứng rắn và thiếu sức thuyết phục để làm cho người nghe phải tuân theo. Còn tại sao phải đưa tay như vậy? Đây là cách tạo sự chú ý và động tác này cũng sẽ trợ uy cho câu nói.

Nên nhớ là từ đầu đến cuối, nhất quyết không nhìn về hướng những người làm ồn. Nếu bạn lỡ nhìn người đó thì thế nào những người khác cũng sẽ nhìn. Khi bạn nhìn, họ có thể sẽ chụp lấy cơ hội để nói lớn tiếng hơn hoặc nói công khai – tình hình sẽ dễ trở nên phức tạp; trật tự bị phá vỡ; nội qui bị vi phạm; và khả năng điều hành của bạn bị đe doạ. Ngoài ra, nếu nhìn chỉ để cảnh cáo sự không giử im lặng thì họ sẽ cảm thấy thất vọng, và cảm thấy bị bạn làm cho mất mặt trước các bạn đồng nghiệp. Trường hợp vẫn còn ồn ào, bạn cứ tiếp tục nhìn người đang giử quyền có ý kiến, vẫn đưa tay lên cao, và lập lại, “xin giử im lặng” một cách mạnh mẽ hơn và lần này nói với giọng ra lệnh. Khi sự im lặng đã được vãn hồi, bạn lên tiếng, “cảm ơn ông A, xin tiếp tục”, đồng thời vung tay làm dấu xin mời.

Paulle

P.S. Sẽ edit lại sau.

Advertisements

Trả lời

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Đăng xuất / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Đăng xuất / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Đăng xuất / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Đăng xuất / Thay đổi )

Connecting to %s

%d bloggers like this: